Publicado en The Scholarly Kitchen
https://scholarlykitchen.sspnet.org/2026/06/01/guest-post-proposed-uniform-guidance-revisions-would-eliminate-journal-subscriptions-and-apcs-as-allowable-federal-grant-costs/?informz=1&nbd=567d61ec-36ea-4197-85eb-43e2bd36d175&nbd_source=informz
Artículo invitado — Las revisiones propuestas a la Uniform Guidance eliminarían las suscripciones a revistas y los APC como costos permitidos en las subvenciones federales
Por Hilary Craiglow
1 de junio de 2026
Nota del editor: La entrada de hoy es de Hilary Craiglow. Hilary dirige el área de consultoría para bibliotecas en Attain Partners, una firma de consultoría especializada en educación superior. Para quienes estén interesados en un resumen completo de los cambios propuestos a las directrices federales de financiamiento, recomendamos este análisis de Elizabeth Ginexi, exfuncionaria de programas de los Institutos Nacionales de Salud (NIH).
Las revisiones propuestas la semana pasada por la Oficina de Administración y Presupuesto de Estados Unidos (OMB, por sus siglas en inglés) a las normas de Asistencia Financiera Federal tienen un alcance muy amplio. Si se aprueban tal como están redactadas, transformarían la infraestructura y la economía de la investigación de maneras que amenazan a la ciencia estadounidense. Las repercusiones no recaerían únicamente sobre los investigadores, las instituciones y el público cuyos impuestos financian este trabajo; también afectarían al ecosistema más amplio que existe para mejorar nuestra comprensión del mundo y de la condición humana, así como el liderazgo global de Estados Unidos en innovación.
Dado que las revisiones propuestas abarcan numerosos aspectos, esta entrada se centra en dos disposiciones que perjudicarían directamente los mecanismos financieros que sustentan la comunicación académica: las suscripciones a revistas científicas y los cargos por procesamiento de artículos (APC, por sus siglas en inglés). También analiza lo que esto podría significar para las bibliotecas y las editoriales.
Parte de las revisiones de la OMB incluye modificaciones a la Uniform Guidance (UG) —el Código de Regulaciones Federales, 2 CFR Parte 200— que regula la manera en que las instituciones recuperan los costos de la investigación financiada por el gobierno federal. Para las bibliotecas académicas y las editoriales científicas, las disposiciones propuestas requieren atención urgente porque convertirían los costos de publicación y las suscripciones a revistas en gastos no elegibles para ser cargados a las subvenciones federales, tanto de forma directa como indirecta.
Se trata todavía de revisiones normativas propuestas, por lo que existe la oportunidad de influir en el resultado final.
Lo que no cambióHay un pequeño aspecto positivo que vale la pena destacar.
No hay cambios en el proceso de establecimiento de las tasas de costos indirectos (Indirect Cost Rates, IDC) ni se impone ningún límite máximo a dichas tasas. La composición de los componentes de los costos indirectos, incluido el componente correspondiente a las bibliotecas dentro de la tasa institucional, permanece intacta. Después de un año de incertidumbre y especulación tras la controversia sobre el límite a los costos indirectos impuesto por los NIH, la estructura de tasas se mantiene sin cambios. Si la movilización de la comunidad investigadora y el trabajo de incidencia de grupos como el Joint Advisory Group (JAG) para el modelo FAIR tuvieron algún efecto, aquí puede verse reflejado. También nos recuerda que la respuesta colectiva puede ser eficaz.
Dos disposiciones que exigen la atención de bibliotecas y editorialesLas propuestas presupuestarias para el año fiscal 2027 de numerosas agencias financiadoras ya nos habían dado una advertencia temprana. Los presupuestos preliminares (skinny budgets) del Departamento de Energía (DOE), la Fundación Nacional de Ciencias (NSF), la NASA y el Departamento de Agricultura (USDA) contenían un lenguaje casi idéntico que prohibía el uso de fondos federales para pagar suscripciones a revistas consideradas “costosas” y gastos de publicación, y la NSF calificó explícitamente esta medida como una “nueva orientación gubernamental para las subvenciones”.
Ahora esa orientación ha sido revelada. El lenguaje específico propuesto relacionado con publicaciones y suscripciones aparece en las páginas 257–258 del documento de inspección pública correspondiente al proceso de elaboración de normas de la Uniform Guidance (UG). (El documento, de 412 páginas, refleja el requisito de que todas las agencias financiadoras sigan simultáneamente el mismo proceso regulatorio; aproximadamente 41 páginas corresponden a firmas y 151 páginas a excepciones de agencias. Los cambios sustantivos de política abarcan las páginas 1–115 del preámbulo y las páginas 178–260 del texto normativo propuesto).
Estas revisiones reflejan varias órdenes ejecutivas que instruyen a las agencias a reducir costos y aumentar la rendición de cuentas en la asistencia financiera federal.
La primera disposición de especial interés para bibliotecarios y editores es la siguiente:
200.454 Membresías, suscripciones y costos de actividades profesionales
(a) Los costos derivados de la membresía del beneficiario o sub-beneficiario en organizaciones profesionales, cívicas, empresariales y técnicas son admisibles cuando sean necesarios para cumplir los requisitos de la subvención. Dichos costos deberán contar con la aprobación previa y por escrito de la agencia federal correspondiente.
(b) Los costos de las suscripciones del beneficiario o sub-beneficiario a publicaciones periódicas empresariales, profesionales, académicas y técnicas no son admisibles.
Las suscripciones a revistas científicas, que pueden representar el 50 % o más del presupuesto de adquisiciones de una biblioteca de investigación, históricamente han sido consideradas dentro del cálculo de las tasas de costos indirectos y, a través de ese proceso, se han recuperado al menos parcialmente mediante los IDC.
Bajo el lenguaje de la norma propuesta, estas suscripciones ya no podrían incluirse en las propuestas de cálculo de tasas de costos indirectos en el futuro, lo que afectaría las nuevas propuestas y las futuras negociaciones de tasas. Para algunas instituciones, esto podría significar la pérdida de millones de dólares que ya no podrían recuperarse mediante los costos indirectos.
Las tasas de IDC actualmente vigentes y ya negociadas no serían modificadas retroactivamente.
La otra sección de particular interés es:200.461 Costos de publicación e impresión(a) Disposición general. Salvo lo dispuesto en el apartado (b) de esta sección, los costos de publicación (incluidos los cargos por página, los cargos por procesamiento de artículos —APC, por sus siglas en inglés— u otras tarifas similares, como las cuotas de acceso abierto para publicaciones en revistas profesionales y otras publicaciones revisadas por pares) no son admisibles bajo subvenciones federales. Los costos de impresión (incluida la distribución y la manipulación general) sí son admisibles.
(b) Excepciones. Las únicas excepciones a lo establecido en el apartado (a) son los costos de publicación específicamente requeridos por una ley federal o aprobados previamente por la agencia federal correspondiente caso por caso. Un requisito general de poner los resultados a disposición pública no debe interpretarse como una autorización para cubrir costos de publicación.
(c) Requisitos.
(1) Los costos de publicación admisibles incluidos en los términos y condiciones de una subvención federal deberán cumplir los siguientes requisitos:
(i) Las publicaciones deben informar sobre trabajos financiados por el Gobierno Federal; y
(ii) Los cargos deben aplicarse de manera imparcial a todos los trabajos publicados por la revista, independientemente de que estén o no financiados mediante una subvención federal.
(2) El beneficiario o sub-beneficiario podrá cargar a la subvención federal, durante el proceso de cierre administrativo, los costos de publicación o difusión de resultados de investigación si dichos costos no se hubieran incurrido durante el período de ejecución de la subvención. Estos costos deberán cargarse al último período presupuestario de la subvención, salvo que la agencia federal especifique otra cosa.
Los APC, que actualmente pueden cargarse directamente a las subvenciones federales, dejarían de ser gastos directamente financiables para las subvenciones otorgadas a partir del 1 de octubre de 2026. Todavía no está claro si los costos directos por APC ya aprobados serán reembolsados en subvenciones vigentes. Esta sección también contiene un lenguaje que sugiere que los cargos de publicación para trabajos producidos bajo financiamiento federal no pueden diferir de los cargos aplicados a publicaciones que no cuenten con dicho financiamiento, una disposición que no resulta del todo clara y que merece una atención especial. Si la OMB recibe suficientes comentarios solicitando aclaraciones sobre este punto, estaría obligada a proporcionar una explicación más detallada.
Eliminar el financiamiento no elimina los costosLa normativa propuesta eliminaría uno de los principales mecanismos de financiamiento que las instituciones han utilizado para cumplir con los mandatos federales de acceso abierto, mandatos que, hasta la fecha, siguen plenamente vigentes.
Sin embargo, la política de acceso abierto de la Oficina de Política Científica y Tecnológica (OSTP) tiene carácter regulatorio, mientras que esta revisión, si se aprueba, tendría fuerza estatutaria. Y una ley prevalece sobre una regulación. La administración parece no haber reconciliado todavía esta tensión —o quizá haya decidido no hacerlo.
El argumento gubernamental de la “triple facturación” —según el cual los contribuyentes pagan primero por la investigación, luego por la publicación y finalmente por el acceso— posee cierta lógica populista. Es una postura razonable si se asume que la publicación es un paso automático y prácticamente gratuito entre la investigación y el acceso público. Como saben los lectores de The Scholarly Kitchen, no es así.
La publicación académica, independientemente de lo que se piense sobre su economía o estructura de mercado, desempeña funciones que no desaparecen simplemente porque desaparezca el financiamiento: coordinación de la revisión por pares, evaluación editorial, corrección de estilo, creación de metadatos, infraestructura de descubrimiento, preservación digital, retractaciones y la función de acreditación que estas publicaciones desempeñan en los procesos de promoción y permanencia académica. Estos son componentes de un sistema de conocimiento construido durante décadas. El ecosistema editorial que muchos miembros de esta comunidad han tratado de reformar y fortalecer mediante innovación, incidencia y mecanismos de mercado no se volverá más barato ni más sostenible si se eliminan los principales mecanismos de apoyo sin contar con una alternativa viable.
Para las bibliotecas, eliminar los costos de suscripción de la base de cálculo de los costos indirectos admisibles no convierte las suscripciones en gratuitas. En cambio, traslada esos gastos a presupuestos institucionales de operación que ya se encuentran bajo presión, o bien obliga a realizar recortes que limitan aún más el acceso de los investigadores a la literatura científica. Esa presión sobre los presupuestos bibliotecarios se traduce directamente en presión sobre los modelos de negocio de las editoriales.
La propuesta presupuestaria de la NSF para el año fiscal 2027 apunta hacia posibles alternativas, financiando lo que denomina “Exploración de alternativas a las tarifas de publicación” (Publication Fee Alternative Exploration), con el objetivo de desarrollar nuevos modelos y “medidas alternativas para evaluar los logros académicos de los investigadores que no dependan del número de artículos publicados ni del lugar donde se publican”. Se trata de una conversación importante y de larga data.
La entrada publicada la semana pasada por Alison Mudditt, Beyond the Article, Beyond the APC: What We Learned from 18 Months of R&D (Más allá del artículo, más allá del APC: lo que aprendimos tras 18 meses de I+D), ofrece una visión detallada de lo que implica construir esas alternativas. El trabajo es serio y necesario, pero aún no está listo para sustituir el sistema actual. Retirar el financiamiento de la infraestructura existente mientras su reemplazo todavía se encuentra en fase de investigación y desarrollo no constituye un plan para una transición estable.
El proceso regulatorio incluye comentarios públicos hasta el 13 de julioEstos son cambios normativos propuestos y, por tanto, están sujetos a la Ley de Procedimiento Administrativo (Administrative Procedure Act). Los comentarios públicos forman parte del expediente oficial.
Si la OMB recibe suficientes observaciones, especialmente aquellas que soliciten aclaraciones sobre disposiciones ambiguas, tiene la obligación de responder con una argumentación más detallada antes de emitir la norma definitiva.
Los comentarios deben presentarse en regulations.gov, expediente OMB-2026-0034. Se recomienda comenzar cada comentario con la sección pertinente entre corchetes, por ejemplo:
[200.454] para suscripciones.
[200.461] para costos de publicación.
Es importante especificar con claridad qué aspectos se solicita que la OMB aclare, reconsidere o rechace. Los comentarios pueden ser enviados tanto por individuos como por organizaciones. El período de consulta pública concluye el 13 de julio de 2026. Las nuevas normas entrarían en vigor el 1 de octubre de 2026.
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Guest Post — Proposed Uniform Guidance Revisions Would Eliminate Journal Subscriptions and APCs as Allowable Federal Grant Costs
By Hilary Craiglow
Jun 1, 2026
Editor’s Note: Today’s post is by Hilary Craiglow. Hilary leads library consulting at Attain Partners, a higher education consulting firm. For those interested in a full summary of the proposed changes to federal funding guidance, we recommend this analysis by former NIH Program Official Elizabeth Ginexi.
The proposed revisions to Federal Financial Assistance, by the Office of Management and Budget (OMB) last week, are sweeping in scope. If finalized as written, they would reshape the infrastructure and economics of research in ways that threaten American science. The repercussions wouldn’t just fall on researchers, institutions, and the public whose tax dollars fund this work; they would also impact the broader enterprise that exists to improve our understanding of the world and the human condition, and our global leadership in innovation.
With so much to unpack in the proposed revisions, this post focuses on two provisions that would directly harm financial mechanisms supporting scholarly communications, journal subscriptions and article processing charges, and what that could mean for libraries and publishers.
Part of the OMB’s revisions include changes to Uniform Guidance (UG) — the Code of Federal Regulations, 2 CFR Part 200, which governs how institutions recover the costs of federally sponsored research. For academic libraries and scholarly publishers, the proposed provisions require urgent attention because they would make publishing and journal subscription costs unallowable against federal awards, directly and indirectly.
These are proposed rule revisions and there is an opportunity to shape the outcome.
What Did Not ChangeThere is a small bright spot worth noting.
There is no change in the indirect cost (IDC) rate-setting process and no cap on IDC rates. The composition of IDC components, including the library component within an institution’s rate, remains intact. After a year of uncertainty and speculation following the NIH indirect cost cap controversy, the rate structure is status quo. If the galvanizing of the research community and the advocacy work of groups like the Joint Advisory Group (JAG) for the FAIR model had any effect, it shows. And it reminds us that collective response can be effective.
Two Provisions That Demand Library and Publisher AttentionMany funding agencies’ FY2027 budget proposals gave us an early warning. Skinny budgets from DOE, NSF, NASA, and USDA contained nearly identical language prohibiting federal funds for “expensive” journal subscriptions and publishing costs, with NSF explicitly labeling it “new government-wide grants guidance.” That guidance is now revealed. The specific proposed language related to publishing and subscriptions appears on pages 257–258 of the public inspection document for the UG rule-making process. (The 412-page document reflects the requirement that all funding agencies will follow the rulemaking simultaneously; the document has roughly 41 pages for signatures and 151 pages for agency exceptions. The substantive policy changes run pages 1–115 for the preamble and 178–260 for the proposed regulatory text.)
These revisions reflect multiple executive orders directing agencies to reduce costs and increase accountability in federal financial assistance. The first provision of particular interest to librarians and publishers is:
200.454 Memberships, subscriptions, and professional activity costs.
(a) Costs of the recipient’s or subrecipient’s membership in professional, civic, business, and technical organizations are allowable if necessary to fulfill the award requirements. Such costs must receive prior written approval of the Federal agency.
(b) Costs of the recipient’s or subrecipient’s subscriptions to business, professional, academic, and technical periodicals are unallowable.
Journal subscriptions, which can represent 50 percent or more of a research library’s materials budget, have historically been considered in indirect cost rate-setting, and through that process have been recovered, at least in part, through IDC.
Under the proposed rule-making language, they cannot be included in IDC rate-setting proposals going forward, affecting new proposals and future rate negotiations. For some institutions, this could mean millions of dollars no longer recovered through their IDC going forward. Current, already-negotiated IDC rates would not be changed retroactively.
The other section of particular interest is:
200.461 Publication and printing costs.
(a) In general. Except as provided in paragraph (b) of this section, publication costs (including page charges, article processing charges (APCs), or similar fees such as open access fees for professional journal publications and other peer-reviewed publications) are unallowable under Federal awards. Printing costs (including distribution and general handling) are allowable.
(b) Exceptions. The only exceptions to paragraph (a) of this section are for publication costs that are specifically required by Federal statute or approved in advance by the Federal agency on a case-by-case basis. A general requirement to make results publicly available must not be construed as authorizing publication costs.
(c) Requirements. (1) Allowable publication costs included in the terms and conditions of a Federal award must meet the following requirements:
(i) The publications report work supported by the Federal Government; and
(ii) The charges are levied impartially on all items published by the journal, whether or not under a Federal award.
(2) The recipient or subrecipient may charge the Federal award during closeout for the costs of publication or sharing of research results if the costs were not incurred during the period of performance of the Federal award. These costs must be charged to the final budget period of the award unless otherwise specified by the Federal agency
APCs, currently chargeable directly to federal grants, would no longer be directly chargeable for awards issued on or after October 1, 2026. It is not yet clear whether already-approved direct cost charges for APCs would be reimbursed under existing awards. This section also contains language implying that publication charges for work written under a federal award cannot differ from charges levied on publications not written under a federal award, a provision that is not entirely clear and that warrants close attention. If the OMB receives enough comments requesting clarification on this point, it would be obliged to provide a more detailed explanation.
Eliminating the Funding Does Not Eliminate the CostsThe proposed rule-making would remove a primary funding mechanism that institutions have used to meet federal open-access mandates. Mandates that, as of today, remain fully in place. However, OSTP’s open-access policy is regulatory; this revision, if finalized, would be statute. And, statute wins over regulation. The administration appears not to have reconciled this tension (yet?) or has chosen not to.
The “triple-charging” argument by the government, that taxpayers pay for research, then publication, and then access, has a certain populist logic. It is a reasonable position if you assume that publication is a costless, essentially automatic step between research and public access. As Scholarly Kitchen readers know, it is not.
Academic publishing, whatever one thinks of its economics or market structure, performs functions that do not disappear if the funding does: peer-review coordination, editorial judgment, copyediting, metadata creation, discoverability infrastructure, digital preservation, retraction, and the currency those publications provide for promotion and tenure decisions. These are features of a knowledge system built over decades. The publishing ecosystem that many in this community have spent years trying to reform and strengthen through innovation, advocacy, and market drivers will not become cheaper or more sustainable if the primary levers supporting these models are removed without a viable alternative in place.
For libraries, removing subscription costs from the allowable indirect cost base does not make subscriptions free. Instead, it shifts those costs onto already-pressured institutional operating budgets or forces cuts, further limiting researcher access to the literature. That pressure on library budgets flows directly into pressure on publishers’ business models.
The NSF’s FY27 budget gestures toward alternatives, funding what it calls “Publication Fee Alternative Exploration” to develop new models and “alternative measures of researchers’ academic achievement that do not rely on counting the number of academic papers published or where they are published.” This is a long-standing conversation worth having. Alison Mudditt’s post just last week, Beyond the Article, Beyond the APC: What We Learned from 18 Months of R&D, offers a detailed look at what it takes to build those alternatives. The work is serious and necessary, yet it is not ready to replace what exists. Defunding current infrastructure while a replacement is still in R&D is not a plan for a stable transition.
The Rule-Making Process Includes Comment Before July 13These are proposed rule changes, subject to the Administrative Procedure Act. Public comments are part of the official record. If OMB receives sufficient comments, including comments requesting clarification of ambiguous provisions, it is under obligation to respond with more detailed reasoning before issuing a final rule.
Comments are to be submitted at regulations.gov, docket OMB-2026-0034. Begin each comment with the relevant section in brackets, e.g., [200.454] for subscriptions and [200.461] for publication costs. Be specific about what you are asking OMB to clarify, reconsider, or reject. Comments can be submitted by individuals and groups. The comment period closes July 13, 2026. The rules would take effect October 1, 2026.
Hilary CraiglowHilary Craiglow leads library consulting at Attain Partners, a higher education consulting firm. With a deep commitment to libraries, she partners with universities to strengthen financial positioning, integrate data-informed assessments, and align library operations with institutional goals. She is responsible for modernizing a Library Cost Study, articulating the value of libraries in the research enterprise, and demonstrating library expenses for cost recovery for sponsored research.
